Ore e foglio presenze di cantiere: come un'impresa edile del Friuli con 3 cantieri ha smesso di ricopiarle in Excel

La situazione prima

È sabato mattina. Il titolare di un'impresa edile del Friuli Venezia Giulia è in ufficio, con davanti la pila dei rapportini cartacei della settimana. Otto dipendenti, tre cantieri aperti nello stesso periodo, e tutte quelle ore da ricopiare in Excel.

Il lavoro era sempre lo stesso: prendere ogni rapportino, ricopiare i dati in Excel, sommare le ore e dividerle per collaboratore, per data e per cantiere in cui ognuno aveva lavorato. Ferie e permessi seguivano un'altra strada. Lui li segnava su un foglio di carta e poi doveva ricordarsi di aggiungerli in Excel.

Perché proprio il titolare? Perché in ufficio c'era solo un'impiegata part time, e il suo tempo se lo prendevano già la fatturazione e le altre pratiche burocratiche. Così le ore finivano a lui, sopra a tutto il resto. Era sommerso di lavoro. Su questa gestione, racconta, ci passava troppo tempo, anche la sera e il sabato.

I problemi erano tre. Il primo era il tempo del titolare, che non c'era. Il secondo erano gli errori di trascrizione: chi ricopia a mano ogni riga, magari la sera dopo una giornata in cantiere, prima o poi sbaglia. Il terzo era l'invio in ritardo dei dati al consulente del lavoro per le buste paga.

Perché le ore sono il primo costo da tenere sotto controllo

In un'impresa edile la manodopera è una delle voci più pesanti di ogni cantiere, e anche quella che sfugge più facilmente. Il materiale ha una bolla e una fattura. Le ore hanno solo quello che qualcuno si ricorda di scrivere.

Se un'ora finisce sul cantiere sbagliato, magari per una riga ricopiata male, i conti si spostano. Un lavoro sembra rendere più di quanto rende davvero, un altro sembra in perdita. E il preventivo successivo, fatto su quei numeri, parte già storto.

Poi ci sono le buste paga. Ore ordinarie, straordinari, trasferte, ferie, permessi e malattia vanno in busta in modo diverso. Uno straordinario segnato come ora normale, o una trasferta dimenticata, alla fine li paga qualcuno: l'impresa o il dipendente.

E c'è il consulente del lavoro, che ha bisogno dei dati completi entro una certa data. Se arrivano tardi o a pezzi, cominciano le domande, le correzioni e i rinvii.

Cosa abbiamo fatto

Siamo partiti da come l'impresa lavorava già. Abbiamo seguito il percorso di un'ora di lavoro, dal cantiere fino alla busta paga, e visto dove si perdeva tempo e dove si perdevano informazioni.

Poi abbiamo configurato ReporTech con i cantieri, i collaboratori e le voci che servono al consulente. Infine abbiamo affiancato squadre e ufficio nelle prime settimane, perché un sistema nuovo funziona solo se lo usano tutti, in cantiere come in ufficio.

ReporTech si adatta ai processi dell'impresa, non il contrario. Gli operai continuano a usare il telefono che hanno già in tasca. Cambia il posto in cui finiscono le ore.

Come lavorano oggi

• Rapportino dal telefono: ogni operaio o caposquadra compila il rapportino dal telefono con ore lavorate, ore di trasferta, mezzo usato, pranzi e altre spese.
• Ore sul cantiere giusto: il rapportino si compila dentro il cantiere, quindi ogni ora è già attribuita al lavoro a cui appartiene. In ufficio nessuno deve indovinare.
• Foglio presenze automatico: ogni mese ReporTech genera da solo il foglio presenze di ogni collaboratore, con ore ordinarie, straordinarie, trasferta, ferie, permessi e malattia e la legenda delle voci. È pronto da mandare al consulente del lavoro.
• Costo della manodopera per cantiere: nel report di cantiere il titolare vede le ore lavorate e il costo della manodopera di quel cantiere.
• Calendario: il calendario mostra chi lavora dove, giorno per giorno.

Cosa è cambiato

Le sere e i sabati sui rapportini sono finiti. Gli operai registrano le ore dal telefono, sul cantiere giusto, e le somme per collaboratore, per data e per cantiere le fa ReporTech. Anche ferie e permessi stanno nello stesso posto, quindi non c'è più un foglio di carta da ricordarsi di riportare in Excel. Quel tempo torna al titolare.

Gli errori di trascrizione non ci sono più per un motivo semplice: nessuno ricopia niente. Il dato lo scrive una volta sola chi ha lavorato, e arriva così com'è al foglio presenze e al report di cantiere.

E i dati per il consulente partono in tempo. A fine mese il foglio presenze di ogni collaboratore è già pronto: il titolare lo controlla e lo manda, e il consulente lo riceve ogni mese nello stesso formato.

In più il titolare non deve aspettare la chiusura di un cantiere per sapere quante ore ci sono andate. Apre il report di cantiere e vede ore e costo della manodopera mentre il lavoro è ancora in corso, quando c'è ancora tempo per correggere il tiro.

Il risparmio

Un'impresa come questa, con 8 dipendenti e 3 cantieri, spende circa 2.100 € all'anno solo per raccogliere, ricopiare e controllare ore e presenze. Vuoi sapere come lo calcoliamo? Prova con i tuoi numeri

Il conto è semplice. La calcolatrice ReporTech considera 1 ora al mese di gestione per ogni rapportino giornaliero, cioè per ogni cantiere: a 25 € l'ora, con 3 cantieri, sono 75 € al mese. Per le buste paga conta mezz'ora al mese per dipendente, cioè 12,50 €: con 8 dipendenti fanno 100 € al mese. In tutto 175 € al mese, 2.100 € all'anno.

A questo si aggiungono costi che la calcolatrice non conta: gli errori in busta paga da correggere e le ore non attribuite ai cantieri, che falsano il margine di ogni lavoro.

Un metodo semplice per gestire le ore di cantiere

Se oggi le ore della tua impresa passano ancora da fogli di carta e WhatsApp, puoi partire da qui, anche senza nessuna app. Conta che tutti seguano le stesse regole.

1. Le ore si scrivono ogni giorno, la sera stessa. A fine settimana i ricordi sono già confusi.
2. Ogni riga ha sempre il cantiere accanto. Un'ora senza cantiere non serve né al margine né al consulente.
3. Ore ordinarie, straordinari e trasferta vanno in colonne separate, mai sommate in un unico numero.
4. Mezzo usato, pranzi e spese si annotano nello stesso posto delle ore, non su un foglio a parte.
5. Ferie, permessi e malattia si segnano con sigle fisse, concordate con il consulente del lavoro, e con una legenda in fondo.
6. Un solo modulo, uguale per tutti gli operai e per tutti i cantieri.
7. Un controllo veloce ogni settimana. Correggere un errore del martedì il venerdì è facile, a fine mese molto meno.

Il metodo funziona, ma chiede disciplina ogni giorno, a ogni operaio e a chi sta in ufficio. Con tre cantieri aperti basta un mese pesante per tornare ai fogli nel furgone. Per questo l'impresa friulana ha scelto di far registrare le ore direttamente dal telefono, sul cantiere giusto.

Domande frequenti

Come si gestiscono le ore dei dipendenti in cantiere?

Le ore vanno registrate ogni giorno, legate al cantiere in cui sono state lavorate e divise tra ordinarie, straordinarie e trasferta. Senza app servono un modulo unico e un controllo settimanale. Con ReporTech ogni operaio o caposquadra compila il rapportino dal telefono, direttamente sul cantiere giusto.

Cosa deve contenere un rapportino ore degli operai?

Data, cantiere, nome dell'operaio, ore lavorate e ore di trasferta. Conviene aggiungere il mezzo usato, i pranzi e le altre spese, così tutto quello che riguarda la giornata di lavoro sta in un solo posto.

Come si prepara il foglio presenze per il consulente del lavoro?

Per ogni collaboratore servono, giorno per giorno, le ore ordinarie, gli straordinari, le trasferte, le ferie, i permessi e la malattia, con una legenda chiara delle sigle. Con ReporTech il foglio presenze mensile si genera da solo dai rapportini ed è pronto da mandare al consulente.

Come si calcolano le ore e il costo della manodopera per ogni cantiere?

Si sommano le ore registrate su quel cantiere e si moltiplicano per il costo orario di ogni collaboratore. Funziona solo se ogni ora è stata attribuita al cantiere giusto. In ReporTech ore e costo della manodopera si leggono nel report di cantiere.

Quanto costa a un'impresa con 8 dipendenti gestire ore e presenze a mano?

Con 8 dipendenti e 3 cantieri sono circa 2.100 € all'anno solo per raccogliere, ricopiare e controllare ore e presenze. La calcolatrice ReporTech conta 1 ora al mese per cantiere e mezz'ora al mese per dipendente a 25 € l'ora, cioè 175 € al mese. Puoi rifare il conto con i tuoi numeri su reportech.app.