Come un'impresa edile di Treviso ha lasciato carta e WhatsApp per gestire 3 cantieri con un'unica app

La situazione prima

L'impresa lavora nel trevigiano con 15 dipendenti e di solito ha tre cantieri aperti nello stesso momento. Fino a poco più di un anno fa il lavoro si organizzava con la carta, un gruppo WhatsApp e qualche file Excel.

I rapportini arrivavano in ufficio scritti a mano. Qualcuno doveva poi ricopiarli in Excel, e con tre cantieri in corso la pila di fogli cresceva più in fretta di quanto si riuscisse a smaltirla. Così i dati erano quasi sempre indietro: le ore dei dipendenti si chiudevano a fine mese, i costi di un cantiere si vedevano quando ormai era tardi per correggere qualcosa.

Le foto finivano tutte nel gruppo WhatsApp. Per ritrovarne una bisognava scorrere settimane di messaggi, mescolati con quelli degli altri cantieri.

Cosa abbiamo fatto

Siamo partiti dal modo in cui l'impresa lavorava già. Abbiamo guardato quali informazioni passavano dalla carta all'Excel, chi le compilava e chi le usava in ufficio, e abbiamo configurato ReporTech su quella base: cantieri, dipendenti, voci di costo.

Poi abbiamo affiancato le persone. Chi sta in cantiere ha imparato a compilare il rapportino e a caricare le foto dal telefono. L'ufficio ha imparato a leggere i report e a gestire SAL, fatture e scadenze. Le funzioni sono entrate in uso un po' alla volta.

Come lavorano oggi

L'impresa usa ReporTech per tutta la gestione dei cantieri.

• Rapportini digitali: il rapportino si compila dal telefono, direttamente in cantiere, e in ufficio arriva già in ordine.
• Ore e presenze: le ore di ogni dipendente vengono registrate sul cantiere in cui ha lavorato. Il foglio presenze si genera da lì, senza ricopiare niente.
• Foto e documenti: ogni foto e ogni documento vengono salvati nella scheda del cantiere a cui si riferiscono.
• Report di cantiere: per ogni cantiere il titolare vede costi, fatturato e margine aggiornati.
• SAL: gli stati di avanzamento si preparano partendo dai dati già presenti nell'app.
• Fatture e scadenzari: fatture e scadenze stanno nello stesso posto, collegate al cantiere.
• Calendario: il calendario mostra chi lavora dove e cosa è in programma.

Cosa è cambiato

Quando al titolare serve una foto, la trova già salvata nel cantiere giusto e non deve più cercarla nel gruppo WhatsApp.

Le ore dei dipendenti sono sempre aggiornate. Per sapere quante ore ha fatto una persona su un cantiere non serve aspettare la fine del mese.

In ufficio la carta non c'è più, e si è liberato parecchio spazio fisico.

Anche i costi sono sempre aggiornati. Se un cantiere comincia ad andare storto, il titolare se ne accorge subito e può intervenire.

Il risparmio

Un'impresa come questa, usando ReporTech, risparmia circa 865 € al mese (10.380 € all'anno). Vuoi sapere come lo calcoliamo? Prova con i tuoi numeri.

Domande frequenti

Come digitalizzare i rapportini di cantiere?

Serve un'app che gli operai possano compilare dal telefono in cantiere, con ore, lavorazioni e foto, e che mandi i dati direttamente all'ufficio. Con ReporTech il rapportino viene salvato nel cantiere a cui appartiene, quindi nessuno deve ricopiarlo in Excel.

Come tenere aggiornate le ore dei dipendenti in un'impresa edile?

Le ore vanno registrate il giorno stesso, sul cantiere in cui la persona ha lavorato. ReporTech raccoglie le ore dai rapportini e produce il foglio presenze, così il dato è aggiornato ogni giorno e non solo a fine mese.

Come controllare costi e margine di un cantiere mentre è in corso?

I costi (ore, materiali, fornitori) devono essere collegati al cantiere man mano che si sostengono, e confrontati con il fatturato. Il report di cantiere di ReporTech mostra costi, fatturato e margine aggiornati, e permette di accorgersi di uno scostamento prima della fine dei lavori.

Dove archiviare le foto di cantiere invece che su WhatsApp?

Le foto vanno salvate nella scheda del cantiere, con la data, in un posto che anche l'ufficio può consultare. In ReporTech ogni foto caricata dal telefono finisce nel cantiere giusto e si ritrova senza scorrere le chat.