Costi di cantiere e consuntivo: come un'impresa edile di Venezia con 5 cantieri ha smesso di scoprire le perdite a fine lavori

La situazione prima

Un cantiere è appena finito. In ufficio, in un'impresa edile della provincia di Venezia, è il momento del consuntivo. Sullo schermo ci sono tre file Excel aperti: uno per i materiali, uno per le ore lavorate, uno per gli altri costi. Bisogna metterli insieme e capire quanto ha reso quel lavoro.

I numeri non tornano. Manca una fattura, una bolla è finita sul cantiere sbagliato, un importo è stato ricopiato con una cifra in più. E il risultato, quando finalmente arriva, dice che il cantiere è andato in perdita.

L'impresa ha 18 dipendenti e 5 cantieri attivi. Ogni costo arrivava da una fonte diversa: fatture e bolle, rapportini, messaggi WhatsApp, indicazioni a voce, appunti su pezzi di carta. Tutto veniva ricopiato a mano in uno dei tre Excel.

Gli errori erano sempre gli stessi. Qualcosa non veniva segnato perché ci si dimenticava. Qualcosa veniva segnato sbagliato. Altre volte si ricopiava con il numero sbagliato, o sul cantiere sbagliato. La cosa peggiore, però, era un'altra. Che un cantiere fosse in perdita o in difficoltà lo scoprivano solo alla fine, al consuntivo, quando ormai non si poteva più intervenire.

Perché il consuntivo a fine lavori arriva troppo tardi

Il consuntivo di cantiere serve a sapere quanto è costato davvero un lavoro e quanto ha reso. Se però si fa solo a lavori chiusi, è una fotografia di qualcosa che non si può più cambiare.

Un cantiere non va in perdita in un giorno. Ci va un po' alla volta: una fase che richiede più ore del previsto, un materiale pagato più caro, un macchinario tenuto a noleggio una settimana in più. Ognuna di queste cose, presa da sola, si potrebbe correggere. Basta vederla in tempo.

Con i costi sparsi in tre Excel, e ricopiati quando c'è tempo, in tempo non la vede nessuno. Il controllo dei costi di cantiere si fa dopo, a cose fatte, quando non serve più a decidere niente. E se i dati di partenza sono sbagliati o incompleti, anche il margine che esce dal consuntivo è sbagliato.

Cosa abbiamo fatto

Siamo partiti da come l'impresa lavorava già. Abbiamo seguito il percorso di un costo, dal cantiere fino al consuntivo, e visto dove si perdeva tempo e dove si perdevano informazioni.

Poi abbiamo configurato ReporTech con i cantieri, le fasi e le voci di costo dell'impresa. Infine abbiamo affiancato squadre e ufficio nelle prime settimane, perché un sistema nuovo funziona solo se lo usano tutti, in cantiere come in ufficio.

ReporTech si adatta ai processi dell'impresa, non il contrario. Chi lavora in cantiere continua a compilare il rapportino. Cambia il posto in cui finiscono i costi.

Come lavorano oggi

• Costi dal rapportino: dai rapportini arrivano ore, materiali, macchinari e altri costi. Nessuno li deve ricopiare in un Excel.
• Il cantiere e la fase giusti: ogni costo va direttamente nella fase giusta del cantiere giusto. Non c'è un secondo passaggio in cui sbagliare cantiere o numero.
• Manodopera calcolata dalle ore: il costo della manodopera viene calcolato dalle ore registrate nei rapportini.
• Report di cantiere in tempo reale: il report di cantiere mostra i costi vari con data, tipologia di costo, fornitore, numero fattura e imponibile, poi il totale fatturato, il totale costi, il risultato del periodo e la percentuale di guadagno.
• Fatture e scadenze collegate: fatture e scadenzari sono collegati al cantiere, così chi apre il cantiere li ha sotto mano.

Cosa è cambiato

I tre Excel non ci sono più. Costi di materiali, ore e altre spese stanno in un solo posto, sempre aggiornati.

Non si ricopia più niente da fatture, bolle, messaggi WhatsApp e foglietti. Il dato entra una volta sola, dal rapportino, e arriva così com'è al report di cantiere.

I numeri tornano. Senza un passaggio a mano non c'è la riga dimenticata, la cifra sbagliata o il costo finito sul cantiere di un altro: ogni costo è già nel cantiere e nella fase a cui appartiene.

E soprattutto l'ufficio non aspetta più il consuntivo per sapere come sta andando un lavoro. Vede costi, fatturato e margine in tempo reale, mentre il cantiere è ancora aperto. Quando un numero non convince, può intervenire subito.

Il risparmio

Un'impresa come questa, con 5 cantieri attivi, spende circa 3.000 € all'anno solo per raccogliere, ricopiare e controllare i costi di cantiere. Vuoi sapere come lo calcoliamo? Prova con i tuoi numeri

Il conto è semplice. La calcolatrice ReporTech considera, per ogni rapportino giornaliero, cioè per ogni cantiere, 1 ora al mese per la gestione dei rapportini e 1 ora al mese per la contabilità di cantiere. A 25 € l'ora sono 50 € al mese per cantiere: con 5 cantieri fanno 250 € al mese, 3.000 € all'anno.

Poi c'è un costo che la calcolatrice non conta, ed è quello che pesa di più: scoprire che un cantiere è in perdita solo al consuntivo, quando non si può più rimediare.

Un metodo semplice per controllare i costi di cantiere

Se oggi i costi della tua impresa passano ancora da Excel diversi, WhatsApp e foglietti, puoi partire da qui, anche senza nessuna app. Conta che tutti seguano le stesse regole.

1. Prima di aprire il cantiere, fai un budget per fase: quanto prevedi di spendere in manodopera, materiali, macchinari e altri costi.
2. Imputa ogni costo il giorno stesso. Una bolla lasciata nel furgone una settimana è un costo che rischia di sparire.
3. Ogni costo ha sempre cantiere e fase accanto. Un costo senza cantiere non serve al margine.
4. Tieni tutti i costi in un solo posto, non in un file per tipo di costo.
5. Calcola la manodopera dalle ore effettive, non da quelle previste.
6. Ogni settimana confronta i costi sostenuti con l'avanzamento di ogni fase. Se una fase ha consumato metà budget ed è a un quarto del lavoro, lo sai subito.
7. Controlla il margine periodicamente, mettendo a confronto fatturato e costi del periodo. Il consuntivo finale diventa solo una conferma.

Il metodo funziona, ma chiede disciplina ogni giorno, in cantiere e in ufficio. Con cinque cantieri aperti basta un mese pesante per tornare ai fogli nel furgone. Per questo l'impresa veneziana ha scelto di far arrivare i costi direttamente dai rapportini, nel cantiere e nella fase giusti.

Domande frequenti

Come si controllano i costi di cantiere?

Si parte da un budget per fase e si registrano i costi il giorno stesso, sempre legati a cantiere e fase. Poi ogni settimana si confrontano i costi con l'avanzamento dei lavori. Con ReporTech ore, materiali, macchinari e altri costi arrivano dai rapportini e l'ufficio li vede in tempo reale.

Cos'è il consuntivo di cantiere?

È il conto di quanto è costato davvero un cantiere, messo a confronto con quanto è stato fatturato. Dice quanto ha reso il lavoro. Se si fa solo a fine lavori, però, arriva quando non si può più correggere niente.

Come si calcola il margine di un cantiere?

Si sottrae il totale dei costi dal totale fatturato e si divide il risultato per il fatturato, così si ottiene la percentuale di guadagno. Il conto è affidabile solo se tutti i costi sono stati registrati sul cantiere giusto. Nel report di cantiere di ReporTech totale fatturato, totale costi, risultato del periodo e percentuale di guadagno sono già calcolati.

Cosa deve contenere la contabilità di cantiere?

I costi vari con data, tipologia di costo, fornitore, numero fattura e imponibile, il costo della manodopera calcolato dalle ore, le fatture emesse e le scadenze. In ReporTech fatture e scadenzari sono collegati al cantiere.

Quanto costa a un'impresa con 5 cantieri gestire i costi di cantiere a mano?

Con 5 cantieri attivi sono circa 3.000 € all'anno solo per raccogliere, ricopiare e controllare i costi. La calcolatrice ReporTech conta, per ogni cantiere, 1 ora al mese per i rapportini e 1 ora al mese per la contabilità di cantiere a 25 € l'ora, cioè 250 € al mese. Puoi rifare il conto con i tuoi numeri su reportech.app.