Timbratura geolocalizzata e rapportini di intervento: come un'impresa termoidraulica di Bologna fattura senza aspettare i fogli ore

La situazione prima

In tante imprese termoidrauliche la giornata di un tecnico si ricostruisce dopo, a memoria. Il foglio ore si compila la sera, se va bene. Più spesso a fine settimana, con orari arrotondati: "dalle 8 alle 17", anche se in mezzo ci sono stati spostamenti, attese e un passaggio dal grossista.

Con gli interventi va allo stesso modo. Una caldaia sostituita o una perdita sistemata il tecnico la racconta a voce quando rientra, oppure manda due righe su WhatsApp con una foto. I chilometri fatti per arrivare dal cliente di solito non li segna nessuno. E le foto restano sul telefono di chi le ha scattate, in mezzo a quelle di famiglia.

In ufficio intanto si aspetta. Per fare la fattura servono le ore, il materiale e la trasferta, e finché il foglio non arriva la fattura resta ferma. Quando arriva bisogna decifrarlo, telefonare al tecnico per farsi spiegare un dettaglio, cercare la foto giusta nella chat. Così capita che un intervento venga fatturato settimane dopo. Oppure mai, perché quel foglio è rimasto nel furgone.

Un'impresa termoidraulica di Bologna con 9 dipendenti, 2 cantieri aperti e almeno 3 interventi di manutenzione al giorno ha tutte le condizioni perché succeda proprio questo.

Perché per un termoidraulico ore e interventi sono il fatturato

Un termoidraulico vende soprattutto tempo. Un intervento di manutenzione si fattura a ore, più il materiale e l'uscita o i km. Un'ora che nessuno ha scritto non finisce in fattura. Un'ora scritta male finisce in fattura sbagliata.

Nei cantieri l'effetto si vede tardi: le ore dicono se il lavoro sta rendendo quanto previsto, e lo dicono a fine mese. Negli interventi invece è immediato. Un'uscita dimenticata è fatturato perso, e di solito nessuno se ne accorge.

Poi ci sono le buste paga. Il consulente del lavoro ha bisogno di ore ordinarie, straordinari, trasferte, ferie, permessi e malattia, separati e completi. Se gli orari sono scritti a memoria, la differenza tra un'ora normale e uno straordinario diventa una questione di interpretazione.

Per questo un gestionale termoidraulico deve partire dalle ore: a che ora entra il tecnico, a che ora esce, dove ha lavorato e cosa ha fatto. Il resto viene dopo.

Cosa abbiamo fatto

Abbiamo seguito il percorso di una giornata di lavoro, dal tecnico che esce al mattino fino alla fattura al cliente, e abbiamo guardato in quali punti le informazioni si fermavano.

Poi abbiamo configurato ReporTech con collaboratori, cantieri e clienti, e con le voci del foglio presenze che usa il consulente del lavoro. Nelle prime settimane siamo rimasti vicini a tecnici e ufficio, finché timbrare e compilare il rapportino dal telefono non è diventata un'abitudine.

Per le timbrature dei dipendenti non servono badge né terminali da installare. I tecnici usano lo smartphone che hanno già in tasca.

Come lavorano oggi

• Timbratura geolocalizzata: quando arriva e quando se ne va, il tecnico timbra dall'app. ReporTech registra l'orario e la posizione di quel momento, in cantiere come a casa del cliente.
• Foglio presenze automatico: dalle timbrature ReporTech genera ogni mese il foglio presenze di ogni collaboratore, con ore ordinarie, straordinari, trasferte, ferie, permessi e malattia e la legenda delle voci. Si manda al consulente del lavoro così com'è.
• Rapportino di intervento dal telefono: finito il lavoro, il tecnico compila il rapportino dal telefono con le ore lavorate e la descrizione dell'intervento.
• Foto e km percorsi: nel rapportino il tecnico allega le foto del lavoro e segna i km percorsi. Le foto restano legate a quell'intervento invece di perdersi nel telefono.
• Ufficio pronto a fatturare: l'ufficio riceve subito le ore lavorate e i costi dell'intervento e può fatturare al cliente senza aspettare nessun foglio.

Cosa è cambiato

Nessuno ricostruisce più gli orari a memoria. Ogni ingresso e ogni uscita hanno un'ora precisa e un luogo, registrati nel momento in cui succedono. A fine mese il foglio presenze è già pronto e il consulente lo riceve sempre nello stesso formato.

Anche gli interventi hanno smesso di passare a voce. Il rapportino arriva in ufficio con descrizione, ore, km e foto, quindi non serve richiamare il tecnico o scorrere una chat per capire cosa ha fatto.

La fatturazione degli interventi non dipende più dal giorno in cui arrivano i fogli. Quando il tecnico chiude il rapportino, l'ufficio ha già davanti i costi dell'intervento. Le fatture partono mentre il lavoro è ancora fresco, e un intervento non resta indietro solo perché un foglio si è perso.

Le foto tornano utili anche più avanti. Se un cliente chiede cosa è stato fatto sul suo impianto, la risposta è nel rapportino, con le immagini.

Il risparmio

Un'impresa come questa, con 9 dipendenti, 2 cantieri e 3 interventi al giorno, spende circa 6.600 € all'anno solo per raccogliere ore, rapportini, foto e dati da fatturare. Vuoi sapere come lo calcoliamo? Prova con i tuoi numeri

Il conto viene dalla calcolatrice ReporTech, con un costo di 25 € l'ora. I rapportini giornalieri sono 5: 2 cantieri più 3 interventi. Per ognuno la calcolatrice conta 1 ora al mese di gestione dei rapportini (125 € al mese in tutto), un'ora e mezza di archiviazione delle foto (187,50 €) e 1 ora di contabilità e fatturazione (125 €). Per le buste paga conta mezz'ora al mese per dipendente, cioè 12,50 €: con 9 dipendenti sono 112,50 €. In tutto fanno 550 € al mese, 6.600 € all'anno.

Nel conto non ci sono gli interventi fatturati in ritardo o mai fatturati. Per un'impresa che lavora a uscite, è facile che quella voce pesi più di tutto il resto.

Un metodo semplice per gestire ore e interventi dei tecnici

Se oggi ore e interventi passano ancora da fogli di carta e WhatsApp, puoi cominciare da queste regole anche senza nessuna app. L'importante è che le seguano tutti.

1. Ingresso e uscita si segnano quando succedono, non a fine giornata.
2. Ogni intervento ha il suo rapportino, anche se è durato mezz'ora.
3. Il rapportino si chiude dal cliente, prima di ripartire, con il lavoro fatto, le ore e il materiale usato.
4. I km si annotano a ogni uscita guardando il contachilometri. A occhio, a fine mese, non tornano mai.
5. Le foto si scattano prima e dopo il lavoro e si salvano con il nome del cliente o il numero dell'intervento.
6. Ferie, permessi, malattia e trasferte si segnano con sigle fisse, concordate con il consulente del lavoro.
7. Ogni sera qualcuno in ufficio controlla i rapportini chiusi e prepara le fatture. Un intervento che dopo una settimana non è ancora fatturato rischia di restarlo.

Il metodo regge se viene seguito ogni giorno, da tutti. Con 9 persone divise tra cantieri e uscite dai clienti basta una settimana piena perché i fogli tornino nel cruscotto del furgone. Per questo l'impresa bolognese ha scelto di far timbrare e compilare i rapportini direttamente dal telefono.

Domande frequenti

Come funziona la timbratura geolocalizzata dei dipendenti?

Il dipendente timbra ingresso e uscita da un'app sullo smartphone, e a ogni timbratura l'app registra l'orario e la posizione di quel momento. Con ReporTech dalle timbrature si genera anche il foglio presenze mensile di ogni collaboratore, pronto per il consulente del lavoro.

La timbratura geolocalizzata rispetta la privacy dei dipendenti?

In Italia la geolocalizzazione dei dipendenti va attivata nel rispetto del GDPR e delle regole sul controllo a distanza dei lavoratori. I dipendenti devono ricevere un'informativa chiara e, dove richiesto, l'impresa deve completare gli adempimenti previsti. In ReporTech la posizione si registra al momento della timbratura, non in continuo. Prima di attivarla conviene sentire il proprio consulente.

Cosa deve contenere un rapportino di intervento idraulico?

Data, cliente e indirizzo, nome del tecnico, ore lavorate, descrizione del lavoro, materiale usato e km percorsi. Conviene allegare le foto prima e dopo l'intervento. Con ReporTech il rapportino di intervento si compila dal telefono, con foto e km, e arriva subito in ufficio.

Come si velocizza la fatturazione degli interventi di manutenzione?

Bisogna accorciare il tempo tra la fine del lavoro e il momento in cui l'ufficio ha i dati. Se il rapportino arriva completo di ore, materiale e km appena il tecnico chiude l'intervento, la fattura si può fare subito. Con ReporTech l'ufficio riceve ore lavorate e costi dell'intervento non appena il rapportino è chiuso.

Quanto costa a un'impresa termoidraulica con 9 dipendenti gestire ore e interventi a mano?

Con 9 dipendenti, 2 cantieri e 3 interventi al giorno sono circa 6.600 € all'anno tra rapportini, archiviazione delle foto, contabilità, fatturazione e buste paga. La calcolatrice ReporTech conta 25 € l'ora e arriva a 550 € al mese. Puoi rifare il conto con i tuoi numeri su reportech.app.